Standard-Software oder Individualsoftware

Die Frage taucht immer wieder auf. Manchmal direkt, manchmal verklausuliert, aber sie ist immer da: „Brauchen wir wirklich eine individuelle Softwarelösung? Oder gibt es da nicht schon etwas, das wir einfach kaufen können?" Unsere ehrliche Antwort: Manchmal reicht Standard. Manchmal nicht. Und der Unterschied ist oft nicht so offensichtlich wie man denkt. Nach Jahren in der Softwareentwicklung haben wir ein klares Bild davon, wann welcher Weg der richtige ist. Das teilen wir hier.

Was Standard-Software für Unternehmen bedeutet

Wenn wir von Standard-Software sprechen, meinen wir Produkte, die für eine breite Zielgruppe entwickelt wurden und genau darin liegt ihre Stärke und ihre Schwäche.

Standard-Software ist darauf ausgelegt, möglichst viele Anwendungsfälle abzudecken. Das bedeutet: viele Features, viele Einstellungsmöglichkeiten, viele Integrationen. Für Unternehmen, deren Geschäftsprozess Software gut mit diesen Standardfällen übereinstimmen, ist das ideal.

Standard-Software lohnt sich, wenn: 

• Deine Prozesse weitgehend branchenüblich sind und du keine außergewöhnlichen Anforderungen hast

• Du schnell starten willst und keine Zeit für eine längere Entwicklungsphase hast

• Dein Budget für Software-Entwicklung begrenzt ist

• Die Lösung einen klar definierten, abgegrenzten Zweck erfüllt, zum Beispiel Buchhaltung, E-Mail-Marketing oder HR-Verwaltung

• Du bereit bist, deine Geschäftsprozesse an die Software anzupassen, statt umgekehrt

Wann Standard-Software für Unternehmen an ihre Grenzen stößt

Das Problem beginnt nicht beim Start, sondern wenn das Unternehmen wächst, die Geschäftsprozesse komplexer werden und Automatisierung nötig wird.

Dann passiert das, was wir in fast jedem Erstgespräch hören:

„Wir haben System A für die Auftragsplanung, System B für die Zeiterfassung und System C für die Abrechnung. Und dazwischen tippt jemand die Daten manuell rein."

Das ist kein Einzelfall. Das ist die Realität in einem großen Teil des deutschen Mittelstands.

Standard-Software ist in der Regel nicht dafür gebaut, nahtlos mit anderen Systemen zu kommunizieren, jedenfalls nicht ohne erheblichen Aufwand. Und wenn doch, dann über Schnittstellen, die entweder teuer in der Lizenz oder fragil in der Umsetzung sind.

Individuelle Software lohnt sich, wenn: 

• Du mehrere Systeme hast, die nicht miteinander kommunizieren und manuelle Datenübertragung und Doppeleingabe zum Alltag gehört

• Deine Prozesse so spezifisch sind, dass Standard-Software sie nur zu 70 % abdeckt und die restlichen 30 % über Workarounds, Excel-Tabellen oder zusätzliche Tools abgebildet werden

• Du wiederkehrende manuelle Aufgaben und Workflows hast, die sich automatisieren ließen, wenn die Software das hergeben würde

• Die Software ein echtes Wettbewerbsvorteil und Differenzierungsmerkmal für dein Geschäftsmodell ist, etwas, das du nicht von der Stange kaufen kannst

• Du langfristig skalieren willst und weißt, dass Standard-Lösungen nicht mehr skalieren und mitwachsen werden

Standard oder Individual: Die entscheidende Frage für dein Unternehmen

Viele Unternehmen stellen sich die falsche Frage. Nicht „Standard oder Individual?" ist entscheidend, sondern: Wo verliere ich durch ineffiziente Prozesse gerade Zeit, Geld oder Qualität, weil meine Software nicht zu meinen Geschäftsprozessen passt?

Wenn die Antwort lautet: „Überall, aber irgendwie machen wir es trotzdem" – dann ist das der Moment, wo eine individuelle Lösung anfängt, sich zu rechnen.

Was wir bei Ben Böhm anders machen

Wir glauben, dass der größte Fehler bei Digitalisierungsprojekten im Mittelstand nicht die falsche Software ist, sondern das Überspringen der Prozessanalyse. Wer nicht weiß, wie er heute arbeitet, kann nicht wissen, was er morgen braucht.

Deshalb starten wir jede Prozessanalyse immer mit den Fragen: Wo stehen deine Prozesse gerade? Was kostet dich deine aktuelle Situation wirklich, an Zeit, an Fehlern, an Aufwand?

Die Antwort darauf zeigt meistens sehr klar, welcher Weg der richtige ist und was und wie digitalisiert und automatisiert werden kann.

Fazit

Standard-Software ist nicht schlechter als Individualsoftware. Sie ist für andere Situationen gemacht.

Der entscheidende Indikator ist nicht die Unternehmensgröße, nicht die Branche und nicht das Budget. Der entscheidende Indikator ist der Grad, in dem deine Prozesse von dem abweichen, was Standardlösungen abbilden können.