In vielen Digitalisierungsprojekten steht zunächst die Auswahl einer Software im Mittelpunkt. Der langfristige Erfolg entscheidet sich jedoch häufig schon früher – nämlich dann, wenn bestehende Arbeitsabläufe verstanden, hinterfragt und gezielt weiterentwickelt werden.
Genau das zeigt das Projekt mit SchuBiL. Als Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe wollte SchuBiL seine Dokumentations- und Verwaltungsprozesse zukunftsfähig gestalten. Statt gewachsene Abläufe einfach zu digitalisieren, wurden diese zunächst analysiert, Optimierungspotenziale identifiziert und anschließend gezielt weiterentwickelt. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, transparentere Abläufe und eine effizientere Zusammenarbeit.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde | SchuBiL |
Branche | Kinder- und Jugendhilfe |
Ausgangssituation | Gewachsene Dokumentations- und Verwaltungsprozesse mit hohem administrativem Aufwand |
Projektziel | Dokumentations- und Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und den Verwaltungsaufwand nachhaltig reduzieren |
Vorgehen | Prozessanalyse → Prozessoptimierung → digitale Umsetzung |
Ergebnis | Transparentere Abläufe, effizientere Zusammenarbeit und zentral verfügbare Informationen |
Im folgenden Gespräch berichten Maria Vogel, Geschäftsführerin von SchuBil, und Benjamin Böhm, wie aus einer komplexen Ausgangssituation ein effizienter digitaler Prozess entstand.
Die Herausforderung: Wenn gewachsene Prozesse an ihre Grenzen stoßen
Warum Dokumentation effiziente Prozesse braucht
Dokumentation gehört zum Arbeitsalltag jeder Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe. Sie schafft Transparenz, unterstützt die Zusammenarbeit im Team und stellt sicher, dass wichtige Informationen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sind. Mit steigenden Anforderungen an Qualität, Nachvollziehbarkeit und Kommunikation wachsen jedoch häufig auch die organisatorischen Anforderungen – und damit die Komplexität der zugrunde liegenden Abläufe.
Damit Dokumentation ihren Zweck erfüllen kann, müssen Informationen vollständig, aktuell und für alle Beteiligten nachvollziehbar verfügbar sein. Genau das wird jedoch zunehmend schwieriger, wenn Prozesse über viele Jahre wachsen und sich immer weiter verändern.
Die Ausgangssituation bei SchuBil
Auch bei SchuBiL waren die Dokumentations- und Verwaltungsprozesse über viele Jahre gewachsen. Die Abläufe funktionierten grundsätzlich, wurden mit zunehmender Größe der Organisation jedoch immer aufwendiger.
Dokumentationen mussten eingesammelt, geprüft und bei Unklarheiten nachbearbeitet werden. Informationen standen häufig erst dann zur Verfügung, wenn sie an anderer Stelle bereits benötigt wurden. Dadurch entstanden Verzögerungen, zusätzlicher Abstimmungsaufwand und ein hoher administrativer Aufwand.
„Für mich war das mega aufwendig und nervig, die ganzen Dokumentationen einzusammeln, durchzuschauen und bei Unklarheiten noch einmal mit den Mitarbeitenden sprechen zu müssen – das war unbeschreiblich zeitaufwendig.“
– Maria Vogel, Geschäftsführerin SchuBiL
Unser Ansatz: Erst verstehen, dann digitalisieren
Warum jedes Projekt mit einer Prozessanalyse beginnt
Viele Digitalisierungsprojekte starten mit der Suche nach einer geeigneten Software. Unser Ansatz beginnt deutlich früher. Bevor wir über digitale Lösungen sprechen, möchten wir verstehen, wie die bestehenden Arbeitsabläufe tatsächlich funktionieren. Denn nur wer den Ist-Zustand kennt, kann Prozesse gezielt verbessern.
Deshalb steht zu Beginn jedes Projekts eine strukturierte Prozessanalyse. Gemeinsam mit unseren Kunden betrachten wir nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern den gesamten Informationsfluss: Wie entstehen Informationen? Wer arbeitet damit weiter? Wo entstehen Wartezeiten oder unnötige Übergaben? Und welche Abläufe verursachen täglich Aufwand, ohne einen echten Mehrwert zu schaffen?
Erst dieses Gesamtverständnis ermöglicht fundierte Entscheidungen und schafft die Grundlage für zielgerichtete Verbesserungen.
Den Ursachen auf den Grund gehen
Auch bei SchuBiL stand deshalb zunächst nicht die Einführung einer neuen Software im Mittelpunkt. Ziel war es zu verstehen, warum die Dokumentations- und Verwaltungsprozesse so aufwendig geworden waren.
Die Analyse zeigte, dass nicht einzelne Arbeitsschritte die eigentliche Herausforderung darstellten. Vielmehr waren über Jahre hinweg Strukturen entstanden, die zu Medienbrüchen, doppelten Tätigkeiten und Verzögerungen im Informationsfluss führten.
Erst durch dieses Gesamtbild wurde sichtbar, an welchen Stellen Prozesse vereinfacht und neu gestaltet werden konnten.
Vom Ist-Prozess zur passenden Lösung
Auf Grundlage der Analyse wurde die zukünftige Lösung gemeinsam entwickelt. Dabei wurden bestehende Abläufe nicht einfach digital abgebildet, sondern gezielt weiterentwickelt und vereinfacht.
Im Mittelpunkt stand dabei nicht die Frage, welche Funktionen eine Software bieten sollte, sondern wie Informationen künftig schneller, transparenter und ohne unnötige Zwischenschritte verarbeitet werden können.
Erst nachdem der zukünftige Prozess definiert war, wurde dieser digital umgesetzt. Die Software war damit nicht Ausgangspunkt des Projekts, sondern das Ergebnis einer zuvor entwickelten Prozessstruktur.
So begleiten wir Digitalisierungsprozesse
Von der Analyse bestehender Abläufe bis zur erfolgreichen Umsetzung:
Die Umsetzung: Vom Konzept in die Praxis
Den neuen Prozess Schritt für Schritt einführen
Auf Grundlage des gemeinsam entwickelten Prozesskonzepts wurde der neue Dokumentationsprozess schrittweise eingeführt. Die Einführung erfolgte bewusst in mehreren Etappen, sodass neue Abläufe nach und nach in die tägliche Arbeit integriert werden konnten. Dieser schrittweise Ansatz sorgte für einen reibungslosen Übergang und erleichterte die Umstellung innerhalb der Organisation.
Warum enge Zusammenarbeit entscheidend war
Während der Einführung standen die Projektbeteiligten in engem Austausch. Offene Fragen konnten kurzfristig geklärt und neue Anforderungen direkt besprochen werden. Dadurch ließ sich die Lösung kontinuierlich an die praktischen Erfahrungen der Mitarbeitenden anpassen.
„...was mir bei euch besonders gut gefallen hat, ist, dass wir hier einen menschlichen Support haben... Ich habe unbeschreiblich schnell Antworten gekriegt... Und dass ich es vor allen Dingen auch so anpassen kann, dass es zu unserem Unternehmen passt.“
– Maria Vogel, Geschäftsführerin SchuBiL
Die enge Zusammenarbeit trug entscheidend dazu bei, dass sich die Lösung parallel zum Projekt weiterentwickelte und die Anforderungen der Organisation jederzeit berücksichtigt werden konnten.
Herausforderungen
Unterschiedliche Anforderungen zusammenführen
Eine besondere Herausforderung bestand darin, die über Jahre gewachsenen Dokumentations- und Verwaltungsabläufe in einem einheitlichen digitalen Prozess zusammenzuführen. Unterschiedliche Anforderungen, Verantwortlichkeiten und bestehende Arbeitsweisen mussten dabei gleichermaßen berücksichtigt werden.
Ziel war es nicht, möglichst viele Funktionen abzubilden, sondern einen nachvollziehbaren Ablauf zu schaffen, der die tägliche Dokumentation vereinfacht und gleichzeitig den organisatorischen Anforderungen gerecht wird.
Flexibilität während des Projekts bewahren
Im Verlauf der Umsetzung zeigte sich, dass einzelne Anforderungen erst sichtbar wurden, als der neue Prozess bereits im Einsatz war. Statt an einer starren Planung festzuhalten, wurde die Lösung deshalb schrittweise an neue Erkenntnisse und Anforderungen angepasst.
Maria beschreibt genau diesen Projektverlauf als einen der größten Vorteile:
„Dinge wurden umgesetzt. Wir konnten uns miteinander austauschen und das war, was mir unbeschreiblich wichtig war.“
– Maria Vogel, Geschäftsführerin SchuBiL
Gerade diese Flexibilität trug dazu bei, dass die digitale Lösung die tatsächlichen Anforderungen der Organisation bestmöglich abbildete und sich nachhaltig in den Arbeitsalltag integrieren ließ.
Das Ergebnis: Mehr Transparenz und weniger Verwaltungsaufwand
Heute werden Informationen zentral erfasst und stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Viele manuelle Arbeitsschritte konnten reduziert werden, Abstimmungen laufen transparenter ab und Dokumentationen lassen sich deutlich einfacher verwalten. Entscheidungen können dadurch auf einer aktuellen und einheitlichen Datenbasis getroffen werden.
„Wir sind wesentlich vernetzter im Team. Wir können Daten schneller austauschen, sind flexibler bei Vertretungen und können wesentlich schneller abrechnen. Vor allem ist alles übersichtlicher und transparenter geworden.“
– Maria Vogel, Geschäftsführerin SchuBiL
Die neue Arbeitsweise schafft die Grundlage für effizientere Verwaltungsprozesse, transparente Zusammenarbeit und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
Fazit
Das Projekt mit SchuBiL zeigt, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht mit einer Software beginnt, sondern mit dem Verständnis bestehender Strukturen und Arbeitsweisen. Erst wenn diese gezielt weiterentwickelt werden, entstehen Lösungen, die Verwaltungsaufwand nachhaltig reduzieren und die Zusammenarbeit verbessern.
Maria bringt ihre Erfahrung abschließend mit wenigen Worten auf den Punkt:
„Überleg nicht, mach einfach.“
– Maria Vogel, Geschäftsführerin SchuBiL
Bereit für den nächsten Schritt?
Gemeinsam finden wir heraus, wo deine Prozesse einfacher und effizienter werden können.