Ausgangssituation

Die L&B GmbH ist ein spezialisierter Dienstleister für professionelle Montageleistungen in den Regionen Nord, Ost und Südost Deutschlands und ein Lieferant der Deutschen Bahn AG.

Mit steigender Projektanzahl und wachsendem Team wurde deutlich, dass bestehende Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Besonders herausfordernd waren:

• die Baustellen- und Einsatzorganisation

• der Austausch von Unterlagen

• fehlende Transparenz über Auftragsstände

• zeitintensive manuelle Prozesse

Zielsetzung

Ziel war der Aufbau einer zentralen, cloudbasierten Plattform, die:

• operative Prozesse strukturiert abbildet

• Transparenz über alle Aufträge schafft

• Mitarbeiter, Planung und Dokumentation miteinander verbindet

• bestehende Systeme nahtlos integriert

Statt einer Standardlösung entschied sich L&B bewusst für eine individuelle Entwicklung, die sich an den realen Abläufen orientiert.

Projektverlauf & Zusammenarbeit

Das Projekt startete im Juni 2024 mit einem intensiven Onboarding und der gemeinsamen Prozessanalyse.

Bereits Ende 2024 gingen die zentralen Funktionen live.

Seitdem wird die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt. Das passiert immer eng abgestimmt mit dem Projektteam von L&B.

👉 „Wir sind dazu in einem guten Austausch.“
Stephanie, Prokuristin & Kaufmännische Leiterin

Die Zusammenarbeit ist bewusst als langfristige Partnerschaft angelegt und die Software wächst parallel zu den Anforderungen des Unternehmens.

Die Lösung: Eine zentrale Plattform für Planung, Umsetzung und Kommunikation

Gemeinsam mit L&B entstand eine cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche operativen Prozesse in einer zentralen Plattform bündelt. Von der Einsatz- und Auftragsplanung über Arbeitszeit, Dokumentation und Abrechnung bis hin zu Kommunikation, Wissensmanagement und Support. Alle Funktionen greifen nahtlos ineinander und sind eng an bestehende Systeme angebunden. So entsteht ein digitales Rückgrat, das den Arbeitsalltag vereinfacht und mit dem Unternehmen mitwächst.

Technische Lösung & Systemintegration

Eine zentrale Anforderung an das Projekt war die Anbindung an bestehende Systeme und die enge Zusammenarbeit mit vorhandenen Dienstleistern. Ziel war es, etablierte Strukturen weiter zu nutzen. Der Fokus hierbei lag insbesondere bei der Schnittstelle zum bestehenden Auftragsmanagement sowie beim Dateiaustausch auf SharePoint-Basis

Die Aufträge werden weiterhin in einem separaten Auftragsmanagementsystem angelegt. Dort entsteht ein Datensatz, der direkt mit der von Benjamin Böhm entwickelten App verknüpft ist. Auf dieser Basis können Aufträge in der Anwendung erstellt, bearbeitet und vollständig dokumentiert werden.

Für den Austausch von Dokumenten setzt die Lösung konsequent auf SharePoint und damit auf bereits etablierte Arbeitsweisen im Unternehmen. Über die Microsoft-365-API sind zudem zentrale Funktionen wie E-Mail-Kommunikation, Benutzerverwaltung und Dateistrukturen angebunden.

Ergänzend wurde eine Schnittstelle zur Buchhaltung (DATEV) integriert. So bleiben alle relevanten Systeme verbunden, Prozesse durchgängig und Medienbrüche werden konsequent vermieden.

Einsatz-, Auftrags- & Workflow-Management

Die Plattform schafft klare Strukturen im operativen Alltag:

• Übersicht aller Aufträge

• Klarer Workflow: Welcher Schritt wird von wem bearbeitet

• Flexible Umplanung von Einsätzen

• Kartenintegration für Aufträge

👉 „Durch die Software von Benjamin Böhm können wir Aufträge umplanen, Zeiten anpassen, haben eine Übersicht der Aufträge und ich weiß immer genau, bei welchem Schritt innerhalb des Workflows ich bin.“
Marcel, Einsatzplaner

Personal-, Dienst- & Urlaubsplanung

Für die Planung von Mitarbeitern und Ressourcen bietet die Lösung:

• Personaleinsatzplanung

• Tourenplanung

• Dienstplanverwaltung

• Urlaubsplanung mit Freigabeprozess

Diese Funktionen reduzieren Abstimmungsaufwand und sorgen für deutlich mehr Planungssicherheit.

👉 „Mithilfe der Software konnte unter anderem die Einsatzplanung und die Urlaubserfassung deutlich beschleunigt und verbessert werden.“
Stephanie, Prokuristin & Kaufmännische Leiterin

Arbeitszeit, Dokumentation & Abrechnung

Ein weiterer Fokus lag auf der Vereinfachung der Dokumentation und Zeiterfassung:

• Digitale Arbeitszeitnachweise

• Erfassung produktiver Stunden

• Automatische Zuschlagsberechnung

• Strukturierte Baustellendokumentation

• Automatische Erstellung sicherheitsrelevanter Dokumente

• Umfassendes Reporting zu Arbeitszeit und Produktivität

👉 „Die Dokumentation der Arbeiten auf der Baustelle wurde sehr erleichtert.“
Mario, Geschäftsführer

Kommunikation, Organisation & Support

Neben den Kernprozessen unterstützt die Plattform auch die interne Organisation:

• Unterschriftenworkflows mit Benachrichtigungen (intern & extern)

• To-Do-Listen und Workflows mit App- und E-Mail-Benachrichtigungen

• KI-Integration eines Chatbots

• Interner News Feed

• Internes Wiki / Hilfecenter

Ebenso wichtig: ein verlässlicher Support.

👉 „Der Support und die Reaktionszeit bei Anfragen sind sehr, sehr gut! Top!“
Stephanie, Prokuristin & Kaufmännische Leiterin

👉 „Das Team von Benjamin Böhm ist immer superschnell zu erreichen und hilfreich bei jedem Anliegen.“
Marcel, Einsatzplaner

Ergebnis & Fazit

Die individuelle Plattform hat die tägliche Arbeit bei L&B deutlich vereinfacht, Prozesse beschleunigt und für mehr Transparenz gesorgt.

Das Projekt zeigt, wie maßgeschneiderte Software, kombiniert mit enger Zusammenarbeit und kontinuierlicher Weiterentwicklung, nachhaltigen Mehrwert schafft. Und das ganz besonders in komplexen, operativen Umfeldern wie der professionellen Montage.

👉 „Es ist eine sehr angenehme Zusammenarbeit mit einem sehr engagierten Team!“
Stephanie, Prokuristin & Kaufmännische Leiterin

Weiterempfehlung: 10/10