Die Prozesse von ABMED wurden von Ben um das Vielfache beschleunigt

Effizienzsteigerung und digitale Transformation mit ABMED

Die Digitalisierung von Verwaltungs- und Planungsprozessen ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, die oft mit hohem Zeitaufwand und ineffizienten Abläufen verbunden ist. ABMED, ein Unternehmen im Gesundheits- und Pflegesektor, stand vor genau diesen Problemen. Mit der Implementierung unserer Web-App wurde nicht nur der Verwaltungsaufwand drastisch reduziert, sondern auch die Effizienz der internen Abläufe auf ein neues Niveau gehoben.

Die Zusammenarbeit fing 2019 an, als Ben den Entwicklungsprozess mit einer Excel-Tabelle startete. Daraus entstand die erste und später die zweite Web-App, auf welcher nun seit 2023 die aktuelle Version läuft und stetig weiter optimiert wird.

Die Herausforderung: Hoher Verwaltungsaufwand und ineffiziente Prozesse

Vor der Zusammenarbeit mit Ben arbeitete ABMED hauptsächlich mit manuellen Verwaltungsprozessen. Dienstpläne, Rechnungsstellung, Controlling und Personalmanagement waren zeitraubend und fehlerbehaftet. Die Koordination zwischen verschiedenen Teams gestaltete sich schwierig und führte zu Verzögerungen. Außerdem war die Farbcodierung der Pläne unübersichtlich: 170 verschiedene Farben für 170 verschiedene Kunden sorgten bei den Mitarbeitenden für Verwirrung.

🗣 Wie Angela, die Geschäftsführerin von ABMED, rückblickend feststellt:
👉 „Vor unserer Zusammenarbeit hatten wir mit einem hohen Verwaltungsaufwand und ineffizienten Prozessen zu kämpfen. Die Koordination zwischen den Teams war oft zeitaufwendig und führte zu Verzögerungen.“

Besonders herausfordernd war die manuelle Bearbeitung von Vertragsbedingungen, Gehaltsabrechnungen und Dienstplänen. Diese Prozesse erforderten mehrere Arbeitstage pro Monat und waren fehleranfällig. So sieht nun die neue, optimierte Dienstplangestaltung aus:

Die Lösung: Digitale Prozessautomatisierung mit unserer Software

Mit der Implementierung unserer Software konnte ABMED viele Prozesse automatisieren und zentralisieren. Im Detail wurden folgende Verbesserungen erzielt:

1. Effiziente Dienstplanung

Die Dienstplangestaltung war zuvor extrem zeitaufwendig: Mehrere Tage pro Monat mussten investiert werden. Ben hat den Prozess massiv optimiert:

• Reduzierung auf nur 1-2 Stunden pro Tag

• Falls gleichbleibende Einrichtungen geplant werden, dauert die Erstellung eines Monatsplans nur 5 Minuten

• Intelligente Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen, Kapazitäten und Verfügbarkeiten durch eine automatisierte KI-Unterstützung

• Live-Synchronisation ermöglicht Echtzeit-Kollaboration mit farbcodierter Übersicht und Kommentarfunktion

• Mitarbeiter erhalten Dienstpläne direkt per E-Mail und haben stets Zugriff über das System

🗣 Gero, Leasing Division Manager bei ABMED, betont:
👉 „Die Planung geht jetzt so schnell, dass ich es kaum glauben kann! Ein ganzer Monat in nur wenigen Minuten – das ist wirklich eine Revolution!“

2. Automatisierte Gehalts- und Entgeltabrechnung

Ein besonders zeitaufwendiger Bereich war die Entgeltberechnung, da früher alles manuell erfasst wurde. Mit der Software wurde dieser Prozess stark optimiert:

• Automatische Berechnung basierend auf dem Einsatzplan und den individuellen Verträgen

• Sofortige Übermittlung an die Lohnbuchhaltung

• Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf ihre Abrechnungen

🗣 Gero beschreibt es so:
👉 „Die Entgeltberechnung wurde stark reduziert, da nicht mehr mit der Hand geschrieben werden muss.“

3. Fehlerfreie und schnelle Rechnungsstellung

Früher war die Rechnungslegung extrem fehleranfällig und dauerte mehrere Tage. Nun:

• Automatische Rechnungserstellung, basierend auf erbrachten Leistungen

• Sortiert nach Kunde, inkl. E-Rechnungskonformität

• Direkte Übermittlung ans Steuerbüro

• Integrierter elektronischer DTA mit den gesetzlichen Krankenkassen

• Vorher mehrere Tage Aufwand, jetzt nur noch eine Minute

🗣 Wie Angela berichtet:
👉 „Wir sparen durch die automatisierte Rechnungsstellung so viel Zeit – früher dauerte das ewig, jetzt geht es in Sekunden!“

4. Zentrale Dokumentenverwaltung & Kundenmanagement

• Alle Dokumente an einem Ort: Kundenakten, Verträge, Leistungsnachweise

• Automatische Archivierung und leichte Auffindbarkeit

• Ansprechpartner und Kontakthistorien jederzeit einsehbar

• Pflegepläne und Arbeitsnachweise in digitaler Form

5. Tiefgehende Microsoft-Integration & Kommunikationstools

• Vollintegrierter Chat mit Echtzeit-Synchronisation

• Tiefenintegration in Microsoft Teams zur optimalen Kommunikation

• Automatische Synchronisation von Terminen und Erinnerungen

6. Business Intelligence & Performance-Analyse

• Automatische Datenauswertung zur Prozessoptimierung

• Leistungsanalysen in Echtzeit, um Engpässe frühzeitig zu erkennen

• Umsatz- und Kostenübersicht für strategische Entscheidungen

Die Ergebnisse: Massiv gesteigerte Effizienz & messbarer Erfolg

Durch die Implementierung unserer Software konnte ABMED signifikante Verbesserungen verzeichnen:

✅ 80% schnellere Dienstplanung

✅ 200.000 € weniger Verwaltungsaufwand jährlich durch eingesparte Personalkosten

✅ Umsatzsteigerung von 15% seit der Zusammenarbeit, da sich die Mitarbeitenden auf die wesentlichen Aufgaben im Unternehmen konzentrieren können.

✅ Erhebliche Reduzierung der Fehlerquote bei Rechnungen & Gehaltsabrechnungen

✅ Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch intuitive Prozesse

✅ Weltweiter Zugriff in Echtzeit ermöglicht flexibles Arbeiten

🗣 Angela hebt hervor:
👉 „Besonders schätzen wir die individuelle Betreuung und die Möglichkeit, unsere Wünsche direkt abzusprechen und umzusetzen. Dies hat nicht nur unsere Zufriedenheit erhöht, sondern auch zu einer hohen zeitlichen Ersparnis geführt.“

Fazit: Eine Partnerschaft mit nachhaltigem Mehrwert

Was ABMED an unserer Zusammenarbeit besonders schätzt, ist die schnelle und professionelle Beratung sowie die ständige Erreichbarkeit unseres Teams. Probleme werden zeitnah gelöst, und individuelle Anpassungen können schnell umgesetzt werden. Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse hat nicht nur für eine erhebliche Zeitersparnis gesorgt, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht.

Darüber hinaus hat sich gezeigt, dass eine smarte Digitalisierung nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch neue Wachstumsmöglichkeiten erschließt. ABMED konnte durch die optimierten Strukturen nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch neue Kunden gewinnen und bestehende besser betreuen.

Aufbauend auf diesem Erfolg arbeiten wir bereits an Humafix, einer App, die die gleichen innovativen Funktionen für die breite Masse der Pflegedienste zugänglich macht. Damit können auch kleinere Einrichtungen von derselben Effizienz und Automatisierung profitieren, die ABMED bereits erfolgreich umgesetzt hat.

Mit der fortschreitenden Entwicklung unserer Software bleibt ABMED weiterhin bestens für die Zukunft gerüstet. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und darauf, gemeinsam neue Optimierungspotenziale zu erschließen.

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